Да имаш отдалечен отбор може да породи някои уникални предизвикателства - особено когато става въпрос за това, че всеки член на екипа има безопасна и здрава работна среда. И успешната настройка "от дома" може да спести пари и за двете страни. Служителят не трябва да харчи пари за пътуване до работното място, а работодателят не трябва да харчи за сметка на офис пространство.
Но когато един отдалечен служител не е настроен за успех, това може да има трайно въздействие върху техния резултат и връзката му с останалата част от екипа - да не говорим за цялостното представяне на компанията като цяло.
Да бъдеш в офиса улеснява работодателя да следи колко здрава е работната среда. Един от най-важните компоненти в здравословна работна среда е добрата ергономичност.
Определяне на ергономичността
Терминът "ергономичен" идва от гръцките думи "ергон", което означава работа и nomos, което означава естествен закон. Практиката на ергономичността означава да проектирате и подреждате инструментите, които хората използват, по най-безопасния и най-естествен начин.
"Първоначално, ергономичността беше за увеличаване на производството", казва Роналд У. Портър, PT, CEAS III, директор на The Back School. - Вие се опитвате да подобрите пригодността между работника и дейността.
Днес Портър казва, че повечето хора виждат ергономията като механизъм за предотвратяване на наранявания. Както офис, така и отдалечени работници, които прекарват часове, седнали пред компютъра, са изложени на риск от наранявания, като синдром на карпалния тунел или болка в гърба и гърба.
Тези наранявания не се случват веднага. Те се развиват с течение на времето от лоша стойка, която поставя напрежение върху тялото ви. Практиката на добра ергономия и осигуряването на подходящи работни станции значително намалява тези рискове и увеличава производителността.
Каква е добра ергономична настройка
Според Федералната служба по безопасност и здраве при работа (OSHA) работодателят е длъжен да пази работното място "без признати сериозни опасности, включително ергономични опасности". Насоките за най-добри практики варират от индустрията до индустрията. Но за обикновения работник, добре подредената ергономична настройка изглежда така:
- Екранът на компютъра е на нивото на очите.
- Клавиатурата и мишката са на по-ниско ниво, така че китките ви да са наклонени надолу.
- Столът може да се приспособи, за да поддържа гърба ви, когато краката ви са плоски на пода.
Отделните държави имат свои собствени закони за OSHA. Някои от тях могат да бъдат по-строги от федералните закони. Trisha Zulic, SHRM-SCP, SPHR, директор "Управление на човешките ресурси" (SHRM), Human Resources-Region I и член на експертната група SHRM Tech Advises. В Калифорния, например, държавните правила са по-строги от федералните правила на OSHA.
Обикновено OSHA не регулира средата на домашния офис. Въпреки това, искане за настаняване може да бъде подадено съгласно Закона за американците с увреждания. Твърдението за вреди може да бъде подадено чрез обезщетение на работниците.
Осигуряването на ергономична настройка на офис не е задължително. Но това е добър бизнес. "Когато работите от дома, хората могат да бъдат много по-продуктивни или недостатъчни", казва Зулич. Хората, които работят на разстояние изискват по-високи нива на независимост и дисциплина, затова е най-добре да ги настроите (и компанията) нагоре за успех.
Как можете да помогнете на вашите отдалечени служители да научат и да създават ергономично домашно офис пространство? Вижте тези стратегии.
1. Предложете настройка на работното място при вграждане
Когато някой е нает или преминава като отдалечен служител, ергономичното обучение и настройката на домашния офис са част от процеса им на работа. Отделете време да предоставите информация за настройката на работната станция заедно с друго ново обучение за наемане.
"Най-добрият ден за ергономично обучение е първият им ден в работата", казва Портър. - Ако първоначално ги настроите правилно, проблемите няма да се развият по-късно.
Това може да се случи като част от видеообаждане или всъщност можете да имате сертифициран специалист по ергономичност и да дойдете в дома им и да направите оценка с препоръки за мебели.
"Това е реинвестиране на работника, ако имате специалист по ергономичност," казва Зулич. Тя насърчава работодателите да разгледат икономиите си на разходи, като имат отдалечен екип и да използват някои от тези спестявания, за да инвестират в осигуряването на здравословна домашна работна среда.
Тъй като хората имат различни рамки и височини, ергономичната настройка ще трябва да бъде съобразена с индивидуалните нужди. Дори зрението играе роля. По тази причина Porter силно препоръчва използването на обучен професионалист за съветване на отдалечени служители.
2. Консултирайте се с вашия доставчик на работници
"Препоръчвам на всеки работодател да седне и да говори с техния доставчик на работници", казва Зулич. Доставчиците на обезщетения на работниците искат да избегнат претенции. Това означава, че те насърчават работодателите да се уверят, че хората са в безопасност в дома си.
Някои доставчици на работници могат да участват в разходите за осигуряване на образование и ергономични доставки. Те дори могат да имат свой експерт по ергономичност, за да изпратят до дома на служителя. Те също така могат да имат образователни ресурси, които можете да предоставите на служителите си без допълнителни разходи за компанията.
3. Осигурете инструменти за самооценка
Един от начините да помогнете на хората да проверят ергономичността на домашния си офис е да предлагат инструменти за самооценка. Портър казва, че има софтуерни програми, които задават поредица от въпроси и оценяват работното място на човек с червено, жълто или зелено, в зависимост от това колко ергономичен е районът. Инструментите също така дават примери за добри ергономични практики.
OSHA предоставя безплатна справка за настройка на офис. Има и други инструменти, които можете да закупите онлайн.
4. Планирайте редовни регистрации
Комуникацията е важна, независимо от местоположението на служителя. Съществуват разнообразни инструменти - като софтуер за чат и видеоконференция -, които позволяват на отдалечените служители да останат свързани.
Служителите трябва да се чувстват комфортно да говорят за работната си среда, независимо дали е отдалечена или не. Нека да знаят, че искате да чуете за каквито и да е проблеми с работното пространство и ергономията.
"Отдалечената работа не трябва да бъде толкова различна от централизирания екип, колкото можем да мислим", казва Джейн Скъдър, консултант на работното място в Чикаго. Тя препоръчва редовни регистрации по време на срещите на екипа, за да питат хората как се справят. Това може да включва всякакви притеснения относно подреждането на домашния офис.
5. Назначете ergo лидер
Ако организацията ви няма средства за наемане на ергономичен консултант, който да съветва отдалечени работници, можете също да образовате някого в компанията. Представител на човешките ресурси може да направи добър ergo лидер. Те могат да вземат курс за това как да създадат ергономична работна станция и да помогнат на другите да оценят собствените си работни пространства.
Ерго лидер може да помогне да се предотврати изкупуването на заблуждаващи продукти. "В Съединените щати думата" ергономичност ", прикрепена към продукт, не означава нищо", казва Портър. "Всичко това означава, че струва повече пари, така че можете да си купите ергономичен офис стол и да бъдете много неудобно".
Вашият ergo лидер ще поеме ролята да обучава служителите за ергономичността, като им помага да избират подходящите продукти, за да отговарят на техните нужди. Те могат да пътуват до дома на отдалечен служител или да извършат видеоконферентна връзка.
6. Направете ежегодни прегледи на ерго
Потребностите на хората могат да се променят, независимо от възрастта, промените в теглото, бременността или хроничното състояние. Важно е редовно да преразглеждате разговора за ергономията.
"Ергономията не е еднократна сделка, това е нещо като непрекъснат процес", казва Портър. Тъй като всеки ден не виждате отдалечени работници, няма да разберете дали техните потребности са се променили, освен ако не ги докладват.
"Хората няма да кажат нищо освен ако работодателят не направи предложението", казва Зулич. Можете да направите това като част от редовна годишна конференция на екипа или да поискате от служителите да използват повторно софтуерната програма за оценка на работната станция, за да преценят работното им пространство.
Предоставянето на ергономични решения на вашите служители, отдалечени или в офиса, им помага да работят по-комфортно. Това в крайна сметка ще им позволи да бъдат по-продуктивни. Приложете съветите по-горе, за да предлагате по-здравословна работна среда, без значение къде се намират служителите ви.
